公司设立之后的首要事务之一是到银行开立一个企业账户。开立这个账户的好处是:它将你个人的钱和公司的资金分隔开来,你能够对公司的财务往来心中有数;公司处于财务窘境时,你的个人财产得到保护;准备税务申报表的时候,节省大量时间。
独立的公司账户记录公司的经营业绩,除了上述的便利之外,它还能:
- 满足成立有限责任公司或股份公司的法律要求
- 具备非现金支付的必要条件
- 存储现金的安全之地
- 具备服务企业的功能
小微企业的老板要学会利用银行服务为自己谋利。下面综合介绍银行账户的种类,服务,不同账户的比较,以及开立企业账户必要的前提条件。
一般企业账户的服务和得益
开设企业账户的金融机构会给开户公司提供工商贷款、商业信贷和信用卡。这些无担保贷款是企业的救命活水。但是,借钱之前要三思,不可贸然行事。想想你打算怎么把这个钱用到刀刃上,将来靠什么还钱,心里有谱,再接受贷款。
公司在银行开户才能接受无现金支付,包括信用卡和借记卡。银行会帮助你做支付卡付款的相关设置。不过,最好查询其他服务供应商,看哪一家收费更低。
在美国,联邦直接保险公司为大多数银行作保,每个账户的保额是二十五万美元。如果银行破产,联邦政府负责赔偿。在FDIC的投保行开设企业账户,存放闲置资金比其他银行安全。
选择一家金融机构
在开户之前,把本地区的银行、信用合作社以及网上银行作一个了解和比较,看它们提供哪些产品,看哪家银行、哪些产品最能服务你的需要。
支票账户和储蓄账户
和个人账户一样,公司也可以开立支票账户和储蓄账户。支票账户用来收纳货款支付,应付运营支出(例如购买用品,员工工资等日常开支)。
储蓄账户用于长期储蓄和项目支出。虽说小公司没有多少闲钱,不妨逐步节省,积蓄一笔应急基金,以备不虞。
如有积蓄,把它存入一个独立的账户,避免挪用于日常的花销。再者,储蓄账户的利息比支票账户高,也是一笔收入。
挑选银行
你个人账户的开户行可能也面向企业,有企业账户服务。尽管如此,你还是要货比三家,看看它和别家比是不是真的最合适你。做一番调研,说不定你发现另一个金融机构更贴近你的需求。
在挑选银行的时候,可以用以下各项对不同账户进行比较:
- 交易限制和条件: 企业账户按交易次数收费,看你每个月开出多少张支票,存进多少张支票,储存多少现金。不妨搜索一家满足你公司需要而没有这些收费的机构。
- 收费:开立账户后有各种各样的费用,比如银行要求每天和每月要维持最低存款余额,如果不能维持这个额度,要交账户管理费。又如,使用柜员机取钱也要收费。这些开支有时候可以避免。先作一个了解,想好怎样进行管控,压缩不必要的开支。
- 特色服务: 银行都有自己的特色服务,比如用智能手机储存支票,使用移动银行APP,又或者能将你的账户和公司的会计软件对接。
- 利息:支票账户和储蓄账户都有利息,储蓄账户的利息高一些。利息是你能赚到的钱。应该了解不同银行的两个账户的利息高低。
- 存取的便利:有时候生意上不断需要小面额钞票和零钱,要去银行找换。如果距离银行网点太远,极不方便。距离近,无须远行,不影响公司的日常运作。挑银行的时候,要考虑附近是否有分行或者网点,它们的办公时间,以及有没有在线服务。
在线服务和移动银行
许多银行有在线服务和智能手机APP,借以提供移动银行服务。申请一个线上账号,就可以随时随地查看账户余额,办理银行转账,支付账单。
银行在线服务为你保存精确的进出账数据。不少会计和薪酬系统软件可以接入在线银行账号,实现信息共享。把公司所有的系统集成一体,便于你的财务管理和申报纳税。
有一种“纯线上企业银行账户”,值得推荐。它没有实体,没有分支,把由此节省的开支通过低收费、少收费让利给客户。它给储蓄账户的利息高,也发放奖励或者利息给支票账户。
纯线上账户的户主无法与银行工作人员见面对话,许多企业老板需要的实体银行服务,例如存储现金,换取零钱等,也不可能。如果你生意上没有这些需要,纯线上账户是个正确选择。
你也能兼得两者的便利:在实体银行开立支票账户,同时也在纯线上银行开设储蓄账户,享受低收费和高利息。
维护在线账户安全
对小微企业主来说,用在线银行管理公司财务,方便、安全。不过,作为用户,要保证你的账号安全、私密,防人之心不可无。有几件事需要警觉防范:
- 在公用Wi-fi网络环境中,切勿登录你的网上银行账户,谨防他人偷窥你的线上活动。
- 采用一个独特的、难以猜破的密码。你可能已经有几个喜欢的密码,在不同的地方重复使用。要另想一个全新的密码,仅仅用于在线银行账户。这个密码应该是无意义的(不是普通的单词),由字母和大小写混合而成。
- 选择两重身份识别。如果银行允许,你申请两重身份识别,这就是说,如果从陌生的设备上登录你的账户,要增加一个步骤。比如将验证码发送至你的手机或者email ,拷贝后传回。
- 阅读电子邮件时保持警觉。现在有些邮件看似由银行或者一个信得过的公司发出,其实未必,可能是骗局。这是一种钓鱼邮件,它会要求你登录账户(有的甚至指示你登录伪造得几乎一模一样的银行官网),或者将个人信息用电子邮件回传给他们,这样他们就可以冒充你的身份登录你的账户,盗窃你的存款。不要打开可疑邮件。如果似是而非,打电话给银行确认邮件确是他们发出。在信用卡、借记卡的背面有银行官网和银行客服电话,永远只使用这个电话,万万不要对电子邮件传来的信息深信不疑。
- 定期升级杀毒软件 你的电脑必须安装杀毒软件,定期查看升级通知、扫描文档以防病毒。一旦发现有病毒,立即更换银行和其它在线账户的密码。
开立企业账户
开立企业账户要求提交的文件和个人账户的不一样。各银行的操作流程不尽相同,下面这些文件是共同的要求:
- 公司的雇主纳税身份识别号码(EIN): 雇主纳税身份识别号码有如个人的社会安全号码,纳税申报和信用报告用它作为你的身份标识。开立公司账户,缺它不办。
- 企业设立文件:银行索要公司设立文件,例如成立章程和组织机构证书,这些是你创立公司时向州政府递交的文件。
- 公司治理文件:不同的公司类别要求有不同的公司治理文件。有限责任公司有“运营协议”,合伙人公司有“合伙人协议”,股份公司有“公司章程”或“股东决议”。
- 公司名称证明:如果你在州政府注册了一个公司名称,它会给你颁发证书,或者出具证明。
- 营业执照:根据你公司的性质和经营地点,你会获颁地方的、州的或者联邦政府的营业执照。银行开户时要提交营业执照副本。
如果你的文件不全,例如运营协议缺失,你可以补写一个(网上有免费写作指南和文件模板)再申请开户。
如果你是个人独资经营者,没有成立合伙人公司、有限责任公司或股份公司,做的是默认生意,你必须有 雇主纳税身份识别号码,才能开立企业账户。有时候,个人独资经营者不具备开立企业账户的资格,你可以开立第二个个人账户,服务商业目的,并和私人储蓄分开。
不要怕更换银行
企业银行账户要有利于公司,减轻老板的负担。如果达不到这个目的,不要怕换一家银行机构。要将你的全部信息和账目转至另一家银行,一定不轻松。这一切都过去之后,你可以掀开新的一页。