公平、合法、按时支付员工工资是企业管理的基本要求。但是，要申报纳税、更新文件信息，制定薪酬计划，能把日理万机的小微企业老板搞得手忙脚乱。如果你的公司在发展，员工人数在增加，你需要了解与工资相关的法律要求，制定员工薪酬政策，并系统地保存员工去留和纳税记录。
员工薪酬是企业管理的流程之一。有许多企业，人员工资是它们最大的支出，管理也出奇地复杂。你需要记录工作时间，把员工分档，理清员工的医疗保险补贴和退休供款，并替他们付税。这些都需要仔细规划和记录留底。
谈到员工薪酬，有三种方法管理：自己管理；外包薪酬服务；聘请外部行家管理。无论采用哪种方法，作为企业的领导者，你自己必须了解薪酬方面基本法律和制度。
了解规则
小微企业的雇员受联邦法律、州法律，有时还受地方法律的保护。在联邦层面，涉及员工薪酬法律主要是《公平劳动标准法》(FLSA)。至于相关州的和地方的法律，需要向当地政府了解清楚。FLSA包括以下规则:
- 现行最低工资和加班工资
- 豁免员工和非豁免员工
- 儿童劳动法
- 小费工资
- 小时工
- 旅行时间
- 等待时间
- 待命时间
- 睡眠时间
- 会议和培训时间
- 允许的工作
要了解这些标准中的每一个，请查看公平劳动标准法案顾问网站。如果要在公司公示LSA最低工资清单，可访问美国劳工部网站。
带薪公假、休假和病假
当你着手制定工资表时，你需要决定给员工允诺多少天的带薪假期（如果有的话）。联邦法律并无规定要为员工支付不工作时间的工资，但州和地方政府可能有此要求。不过，提供这项福利可以提高你与其他公司的竞争力，吸引更好的员工。
公假
许多公司放假的美国公假日有：
- 元旦
- 阵亡将士纪念日
- 独立纪念日
- 劳动节
- 感恩节
- 圣诞节
许多企业还提供带薪或无薪假期，员工可以利用这些假期庆祝宗教节日，此外还有丧假（员工的家人去世时，员工可以休假治丧）。
年假
就多数公司而言，工作满一年的全职职工，企业每年给予10天的假期，工作达五年的员工则享受15天的假期。你可以自行决定是否让员工用完成的工作量来挣得假期。这可以是一年的工作或者试用期（或入职期）。有的企业老板让员工按月带薪休假（例如，每月8小时），只要你完成了规定的工作量。
病假
联邦法律没有病假规定，但许多州和一些城市要求雇主满足一定的福利标准。即使当地法律没有硬性规定，给员工带薪病假可以帮助你保持竞争力，甚至可以为你的企业省钱。例如，如果一个生病的员工来上班，他可能传染其他员工，让他们许多天不能工作。如果他做的是客服，把病传染给他，客户不埋怨才怪！
无论公司规定放哪些假期，都要用书面形式向新员工公示，如果有员工手册，可专列为一项写入。
薪酬管理入门
薪酬管理包括员工报表、收税以及向州和联邦政府机关缴费，繁琐复杂，令人生畏。下面介绍几个步骤，帮助你设置工资管理流程。
1. 制定工资发放计划
制定一个时间表，规定为员工劳动时间发放报酬的日期。大多数公司每周、每两周或每月发一次工资。到底怎么发，一是考虑简化工作流程，减少文书和计算工作负担（每周发或每月发），二是顺从员工民意（双周发）。每个州都有自己独特的薪资计划要求，所以一定要了解你所在州的有关法律。
2. 员工基本分类
必须把员工精确分类，这么做，对员工和公司双方都有利。员工基本分两类：
3. 掌握基本法律
雇主和雇员均需缴纳联邦所得税，以及一些地区的州和地方所得税。作为豁免或非豁免员工的雇主，你有责任根据员工在W-4表格（所有美国员工必须填写的税单）中填写的信息，从他们的工资中扣留并缴纳联邦所得税、社会保险和医疗保险。你还要交社会保障、医疗保险和失业保险税。
医疗费用和退休供款也需要从员工的工资中扣除，数额取决于公司提供的福利和员工的意愿。
雇主必须向国税局提交联邦税务申报，向州税务机关提交州税务申报，并向社会保障局(SSA)提交W-3和W-2表格。
有关联邦雇佣税的更多细节，可访问IRS网站。在公司开始招聘员工时，为了确保处理好纳税事务，不妨咨询会计师或税务顾问。
4. 记录工时
作为一个雇主，你需要记录你的员工工作了多少小时。大多数公司让非豁免员工记录自己的工作时间，并得到老板的认可。许多企业也跟踪非豁免员工的工作时间，理由多种多样，例如便于薪酬管理和福利管理。市场上有无数的工作时间跟踪软件可供选用。
5. 建立员工档案
一旦有新员工加入公司，都应该创建一个包含以下信息的文件夹。这是联邦法律的要求，也有助于员工薪酬管理。所需的信息包括：
- 员工姓名和社会安全号码
- 地址和邮政编码
- （年龄低于19岁员工的）出生日期
- 性别和职业
- 自上班之日以来的工作小时数和天数
- 每天工作小时数
- 每周工作总小时数
- 工资支付依据（按小时，按周，或是按项目）
- 固定时薪
- 每日或每周收入总计
- 每周加班费总计
- 工资外附加或扣除数
- 每个工资期工资发放总额
- 付款日期和付款期间
查看当地劳工部的网站，了解州特定的档案记录要求。
除了必要的文件外，还要保存员工工资和福利的记录，并考虑在文件夹中保存评审、成就和其他记录。为了使这个过程尽可能简单，需要建立一个系统来收集和维护这些信息，它可以是纸质文件夹系统或是数字文件夹系统，或者两者兼备。
薪酬管理的三种选择
了解了薪酬管理的基本知识，现在是决定谁了管理的时候了。是自己管理，还是将服务外包，或是聘请外部行家管理？我们将三种选项的利弊和步骤作一比较：
1. 自己管理
亲自管理的成本最低，但是耗时最多，尤其是员工人数较多，情况比较复杂的公司。它出错的概率高，这些错误会导致法律或税收惩罚的代价。如果你决意要自己管理，以下是一些基本步骤，可以按照这些步骤理顺流程：
第一步：让每一个新入职的员工填写W-4表
第二步：如果没有，要申请一个雇主纳税身份识别号码
第三步：制定并执行工资发放计划
第四步：计算并代扣代缴税款
第五步：缴纳联邦、州、地方税负
第六步：申报税表和员工W-2表格
可以选用薪酬管理软件来帮助管理这个流程。
购买外包薪酬服务
有许多公司提供薪酬外包服务可用，收费视服务项目和功能不同，大体为每人每工资期1至15美元。这个选项的好处是，你能从薪酬管理中脱出身来，用更多的时间照料生意；你可以得到适合公司特点的个性化的薪酬福利建议。缺点是，成本比你自己管理要高。大多数服务要么按月收费，要么按工资发放次数收费。请注意，您仍然需要让员工填写W4s，维护员工档案记录并跟踪员工完成的劳动时间。选择外包服务时，需要考虑以下事项：
- 成本。有系列的套餐服务吗？哪一种最适合您的需求？
- 所用软件。 如果外包方使用技术提供服务，那么它用的软件是否能与你公司的会计软件兼容？
- 员工查询。 许多外包商允许员工在线查看他们的工资单和其他信息。
- 服务特色。他们提高每周7天每天24小时的全天候服务吗？是电话服务，或是线上服务？
- 责任。如果在工资发放或税收缴纳方面发生失误，他们承担什么责任？
2. 聘用外部行家管理
最昂贵的选择也是最省时省心的选择。一般来说，会计服务的费用在每月500至3000美元之间，视会计的经验而定。这笔费用包括会计服务和工资单以外的支持。如果能雇佣一个精于薪酬福利这一行的人，你少花钱，却能买到同样的服务。聘用薪酬专家的另一个好处是，他也可能在其他事务上提供帮助，比如提供有关费用跟踪的建议、开立一个企业银行账户、确保你的公司账目符合会计准则。使用专业人士也可以减少你的责任。
如果你立意要雇佣兼职会计，筛选时要考虑以下事项：
- 考虑要不要找一个注册会计师或特许会计师。虽然费用高一些，但这类专业人士接受过学位级别的培训，更符合资格，这还意味着他们的服务和建议可能更精确，从长远来看可能会为你节省更多的钱。
- 考察相关经验。 他是否有本地区的工作经历？是否从事过类似规模公司的会计业务？要求他出示服务过的客户清单，一眼便可看出他服务过的行业。
- 考察其软件知识。是否熟悉公司中使用的软件技术?
- 在面试中仔细考察。因为这个人将为你的公司处理敏感的财务和员工信息，你必须确保他人品可靠、技术熟练、秉性诚实。.面试之后，审核他提供的荐保人，甚至做一个背景调查。
- 现在本地的抑或虚拟的？ 你需要和专家面对面交流还是通过邮件、电话、视频沟通？
要把薪酬设计和管理做好，知识占的比重很大。无论你是自己承担这项任务，或委派给员工，还是雇人来管理它，总要先设计，做一些前期工作，而后才谈得上启动管理。一定要牢记：保持工资信息的机密性事关重大，只能让可信赖的员工或专业人士来经手这项工作。一旦你有了一个完善的系统，应付一个个工资期，会得心应手。