生意做大了,总要聘用员工。要把员工看成公司最大的财富,是与你公司的名字,口碑,做的买卖同样重要的资产。领导一群脾气秉性、行事风格、素质能力各不相同的人,不是一件容易的事。管理是门艺术,需要执着和筹划。领导得力,回报就高,这个回报是员工创造的价值、对公司的忠诚和工作的勤奋。如何招聘、激励、支持、培训和领导你的团队,是首先需要关注的事项。
招聘
无论是招聘第一个,还是第十个员工,选人补充员工队伍是件大事,不能掉以轻心。特别是,如果公司人不多,每个人更必须是精兵强将,都要具有拓展业务的本事。选人看走眼,后患无穷,工作上不去,还制造内部纠纷。选对了人,则能提高生产力。不管你选用家人,或是朋友,甚至一个从未谋面的陌生人,下面的步骤可以帮助你找到合适的人,并给对方充分发挥所长的机会。
1. 确定招聘的时间
像餐饮这样的行业,第一天就需要人手,需要招聘。其它行业则不然,小微企业的老板们事无巨细,桩桩件件亲力亲为,直到有一天,他一个人实在忙不过来为止。要不要增加人手,要考虑这几个问题:
- 你需要人手吗? 有些老板努力压缩公司规模,怕人多失控。也有些老板疲于应付手头工作,不克分身,眼见好机会从身边溜走也抓不住。这个迹象表明:你需要招聘新人了。
- 财务能负担吗:要知道,员工成本不限于你支付他劳动时间的工资。其他还有休假、医疗、养老金等福利开支。坐下来看看你的预算,想一想招聘新人能为你增加多少产出,创造多少利润,计算一下他的工资,福利和日常费用,再看预算有没有能力承受。
- 你需要什么样的员工: 也可能你只需要雇一个兼职,每周来帮忙几个小时或者在忙季来打工。公司羽翼丰满了,你就需要招聘全职、永久性的 职工了。
2. 了解相关法律
在招聘第一个员工之前,你必须了解与选拔和任用员工的相关法律。针对不同的公司规模和员工数量,法律也有所不同。你要弄清楚对应你公司的法律是什么。今天你公司小,人数少,为长远计,了解一下大公司的法律,也不无好处。
3. 写一个好的工作描述
即使你想雇用一个熟人,写一份清晰的工作描述也少不了。它的作用是让你和员工就工作职责达成一致的理解。如果你在公司外招聘,工作描述更是吸引优秀人才的重要途径。因此,工作描述要经过深思熟虑,文字要条理清晰,让人一目了然。先确定职位名称,用以界定工作责任。口气要像是在和应聘人对话,信息明白无误,条目与职位相关。要介绍公司的特色和长处。求职者找的是与自己技能匹配的工作、责任和岗位,因此需要尽可能多地提供这方面的细节。最后,你要把招聘消息在朋友、家人和其他商户中广为传播,并在你认为最能找到理想人选的地方做广告:办公室的窗户上,招聘网站上,地方性的活动中,社交媒体上,还可以打印传单,或散发,或在社区招聘广告栏上张贴。
4. 面试
如果有多人应聘,那就要用面试来进一步了解他们的兴趣志向和能力经验。如果应聘者人数很多,你可以先用几轮电话约谈,尽快刷掉那些不合格者,筛选出你想面谈的候选人。筛选的标准是:简历的自我表述,技能与岗位的匹配度,教育背景,还要看他在上一家公司任职的时长,是否对先前的工作有自豪感。他们的品性为人和敬业精神对公司来说,比特定技能来得更加重要。为了保证面试的顺利进行,可参考下面的贴士:
- 准备一套面试问题 应聘者在回答这些问题时所提供的信息,应该是你做招聘决策时所需要的有效信息。那么,这些问题应该围绕应聘者的经验,技能,特长,偏好和厌恶,乃至个人秉性等来设计,你依靠这一类信息来判断候选人将来是否称职。不少网站提供面试应该问及的重要问题,对你设计自己的问题表不无帮助。但是要注意,一些问题是法律禁止的:例如种族,性取向和年龄。可访问美国平等就业机会委员会网站了解有关法律规定。
- 问他们有什么问题要问你 他们的问题告诉你:他们对你的业务是否熟悉,对应聘的工作是否真有兴趣,是否存在什么担心,可能给公司出什么样的主意。
- 讲明公司对新人的期待以及公司的目标 有的应聘者并不在乎公司的业务,也不关心公司的目标,事先了解这个信息,对寻找合适人选必不可少。
5. 作出选择
和若干个候选人几轮面谈之后,你的大海捞针有了收获。这个人很中意这个职位,他的技能、经验和个性也适合这个角色。在你正式签订聘用合约之前,你需要:
- 用书面形式提出工资福利条件
这份文件明白无误地告诉待聘者他的工作将换得怎样的报酬。所谓报酬,包括带薪假期,病假,退休,医疗保险,产假和陪产待遇,或许还有用折扣价购买公司产品的权利。他的工资应该与同行业同等职位的工资不相上下,这样才能吸引住能干的员工,让他们安于自己的工作。要对本地区的工资水平做一个调查,互联网上有好些有关工资福利的信息源。即使你聘请的是熟人,同样要在细节上达成一致,并用文字确认,以免将来在工资、假期和其它福利问题上发生争议。 - 核查背景
给待聘人过去的老板和他提供的保荐人打电话,深入了解该人的过去。他有什么特长和毛病?他能给公司带来什么?各行各业的老板都对待聘者进行背景核查,核查他自己提供的信息是真是假。有一些岗位,例如车辆驾驶或机械操作,待聘人要经过毒品测试,确保他能够安全执行岗位职责。 - 协商待遇条件
协商工资是招聘过程中的正常一环。你先要做好功课,对本地区同行业的工资水准,待聘者对公司的价值,你的预算允许的工资范围,你能接受的工资上线,做一番评估,做到心中有数。精确计算带薪休假和其它福利的价值,因为这些是一揽子福利套餐的重要构成部分。在大多数情况下,双方能就具体数字协商出一致的结果。如果谈不拢,就重新考虑其他人,换一个雇得起的应聘者。 - 在聘书上签字
要发正式的聘书,写明工资福利,工作描述,和福利待遇。哪怕你先前口头上承诺过那些待遇,最后还是要落实在文字上,签字才能生效。
6. 新员工入职手续
应聘者接受聘用后,你们要商定一个入职日期,并开始准备文书,以确保入职顺利。如果这是你的第一个雇员,你事先要向国税局申请雇主身份号码。以下是雇主和雇员需要填写报送的表格:
- 工作申请表
这需要在新员工招聘过程中或者正式工作之前填写。内容包括员工的教育和工作经历。如果雇员用虚假信息骗得聘用合同,它能保护雇主利益。 - 表I-9
这张表要求雇员填写身份信息并证明其可以合法工作。你要审核并存档。 - 表W-4
这张表计算联邦税预扣数额,所有雇员在收到第一份工资前必填。随着时间推移,数额会发生变化。老板只能保留最新的一张表。 - 州税预扣和登记
美国有许多州征收所得税,也有计算预扣数额的表格,雇员在收到第一份工资前必须填写申报。雇主应该咨询州税局,了解该州的相关规定。
要是雇员是家庭成员,要注意税收的规则不同。可访问联邦国税局官网。
除了以上表格,你还要建立员工档案,记录并留存以下信息。当你吸收新员工加入公司时,把他们的个人信息收集齐全,用纸质或者电子文件夹,储存在方便之处,以便及时更新。
- 员工姓名和社会安全号码
- 地址和邮政编码
- (年龄低于19岁员工的)出生日期
- 性别和职业
- 自上班之日以来的工作小时数和天数
- 每天工作小时数
- 每周工作总小时数
- 工资支付依据(按小时,按周,或是按项目)
- 固定时薪
- 每日或每周收入总计
- 每周加班费总计
- 工资外附加或扣除数
- 每个工资期工资发放总额
- 付款日期和付款周期
要咨询本地劳动部门,看是否有其他文书要求。
7. 编写员工手册
即使你只有一两名员工,用一个简短的列表或员工手册,阐述你的政策和期望,也是必需的。这是个向员工传达公司有关规定和制度的非常有效的途径。如果是个小微企业,这个文件也许只要一张纸,陈述几个要点。以后,公司做大了,再逐渐充实补充。如果是有一定规模的公司,你可能希望花更多的时间来创建更长、更全面的员工手册。无论公司大小,不妨请一个人力资源专家或律师,审阅你的员工手册,以确保它符合州政府的要求,例如员工权利。以下是一些员工手册通常包括的项目:
- 公司使命宣言
这是关于公司目标的宣言。从一开始起就要让员工知道公司的定位。 - 带薪休假,如果公司允许
如果公司员工享受带薪假期,还有病假和休假,则要注明天数。同时申明,如果未休假,是否可以来年补休,补休多少天。还要陈述有关加班和加班费的规定。 - 行为规则
这一条是公司的总体规则,涉及工作场所的清洁卫生、着装要求、迟到和考勤、员工相处等方面。亦可收入职场权利条文。 - 工资福利
这一条说的是每月工资发放日期,工时记录和工资收发程序。 - 节假日
这一条规定哪些节假日可以不用上班,是否带薪放假 - 产假和陪产福利
如果你有50名或50名以上的员工,根据《家庭和医疗休假法》的要求,如果员工生育、收养或领养孩子,你必须批准12周的无薪产假或陪产假。虽然对小微企业没有类似要求,但有些雇主也提供带薪产假和陪产假。这对员工来说是个重大利好,影响非凡。想一想你的公司是否有能力提供假期。每个州有关父母休产假的规定不尽相同,你要熟悉你所在州的相关法律。
要预留一行给员工的签名,并在文件夹中为每个员工保存一份签名的副本。
新员工培训
完成了文书工作,确定了入职日期,新员工便可以上班了。在他们开工之前,你应该制定一个培训计划,让新员工熟悉公司的产品、服务和规章制度。尽管员工未必是职场新手,他们都需要了解你是如何经营公司的,以及你的产品有什么出众之处。
- 列出培训科目 在新员工加入公司的起初,你要列一个清单,把员工必须知道、必须学会的东西写在上面。内容包括:记录劳动时间,操作公司设备,服务客户的流程等等。这个清单要告诉新员工在头几个星期里应该达到的目标,这样他们会以认真的态度参加入职培训。
- 了解员工哪些已经知道、哪些需要补课 高级技能建立在基本技能之上。基本技能必须先掌握。不同于其他公司的特色,即使是见多识广的老手也需要从头学习了解。
- 主持培训课程 对于体量大、成熟的公司来说,培训能让你洞察行业发展趋势,教会员工必要的知识,让他们热爱自己的本职工作。如果你的员工不多,可以和员工互学互教,让新员工和你,还有其他老员工,分享他们在特定领域的专长。
- 利用研讨会和教育机会 对大公司的员工来说,最吸引他们的莫过于受教育的机会。他们非常珍惜提高本事的学习机会,这也能让他们对公司做出更多贡献。专题研讨会能收获更快乐、更专业、更加热爱本职工作的员工。
员工考核
无论你有一个还是一批员工,要让他们保持高效并不断提高的一个好方法就是定期进行绩效考核。员工不应该在绩效考核时才第一次被告知他们什么做得好、什么需要改进。这种反馈应该每天发生。绩效考核是你定期(通常是每个季度)和员工坐在一起,肯定他的成绩,确定努力目标,并为下一阶段制定计划。以下做法可能对你有所帮助:
- 确定绩效考核的模式
一般的考核过程是,老板和员工一起讨论员工的优点,成绩,问题,目标和下一阶段措施。有的老板给员工打分,这样,员工的表现有个记录,下一次可以进行前后比较,看出上下进退。网上有很多绩效考核表的格式,可以找找看有没有对你胃口的。考核表由老板填写,不过,有的老板设计一个模板,让员工先进行“自评”。这督促员工思考自己的表现,找出努力方向,能调动员工的积极性。无论采取哪种模式,必须开宗明义,向员工说明你对工作的预期值,以及他们通过考核可能得到的收获。 - 确定考核频率
多长时间进行一次考核,你要做个决定,并告知员工,让他们有心理准备。如果可能,最好是每个季度,而不是每个年度做一次。这个频率的好处是,有问题及时沟通,员工能时时刻刻把公司的目标放在心上。 - 日常跟踪
给每个员工做一个流动档案,记录他的成就和问题:达成的指标,完成的任务,顾客的表扬,完成任务超时等等,这样在填表的时候,就不必靠回忆来评价他的表现。你的反馈也更客观、准确。 - 考核的操作
绩效考核的目的是进行坦诚沟通,帮助员工和你自己成长、改进。你利用这个机会告诉员工你对他们的评价,同时听取员工陈述,听他们亲口告诉你他们有什么长处,需要哪些帮助,打算怎样学习提高。因此,你和员工之间的谈话应该坦诚、直率,口气热情、友善,倾听员工意见要真诚、认真,安排的时间不应仓促,不能安排在会议的缝隙中。 - 记录讨论内容
考核谈话的内容可能被遗忘。为避免出现这种情况,可将要点和下一步措施记录下来,一份备案,一份交给员工保存。你下一次和他考核谈话,就从记录的这些要点和计划措施开始。 - 邀请员工反馈
老板能做的最漂亮的事之一是邀请员工反馈,让他们告诉你怎样做可以把工作做得更好。请员工指教,显示你是真心诚意要做一个好领导,决心建造一个坦诚公开、互相帮助、共同提高的上下级关系。你因此也能知道要为员工提供哪些他们需要的支持,懂得怎样做才是一个得力的领导。
有良好的沟通,员工才能心情舒畅,公司才能兴旺。
管理时间
企业成功的秘诀之一,是管理好你的时间,并且帮助员工管理好他们的时间。这对小微企业尤其重要,因为老板和员工不仅工作量大,头绪还多。科学利用时间关乎企业的成败。下面介绍几个合理利用时间的方法:
- 要事优先
告诉员工把工作按轻重缓急分为三类:最高优先级、中等优先级和低优先级。比如,回复客户投诉,接受、安排订单等需要立即处理,把促销计划往后推一两天无妨。 - 策划先行
制定计划,无论是商业计划,或是新产品推广计划,在这方面花费许多时间看上去似乎不值。树立一个目标,想清楚怎么做去实现它,把该做的事先一一写下来,从长远看,其实节省你的时间。所谓制定计划,就是逼着你思考,考虑采取哪些步骤,每一步需要多长时间,让你一步一步接近设定的目标。 - 提防隐患
谁都知道工作中有些习惯会导致时间的浪费:和顾客谈话过长,不时与同事聊天,每隔几分钟就查看、回复电子邮件,事无巨细,处理只看先来后到,不分轻重缓急等等。你也好,员工也好,浪费的时间是公司的时间,天长日久造成的损失是你的损失。找出浪费时间的元凶有个办法:做日志,详细记录你一天的活动,并问自己:今天哪些时间用在了刀刃上,做了什么?哪些地方的时间花得不值? - 教会员工管理时间
管理好你自己的时间,给员工做个榜样,他们一定会效仿。开会要准时;制定每日、周、月工作日程表,按计划办事;让大家分担工作,杜绝一个人左支右绌,疲于奔命的现象。另一个方法是,表扬那些时间利用率高的员工,肯定那些按时完成任务的员工,这有助于形成爱惜时间的风气。如果出现浪费时间的现象,可以和员工坐下来,面对面研究互相督促、一起提高时间利用率的办法。
薪酬福利
企业管理的任务之一是制定合法的、公平的薪酬福利政策,按时足额发放工资。要纳税,又要申报表格,还要记录劳动时间、发放员工应得的薪酬,日理万机的小微企业主可能一时找不到头绪。当你的生意越做越大,员工越来越多时,你必须熟悉有关薪酬福利的相关法律,制定一个固定的时间表和总体规划,用以维护工资和相关税务的记录。
退休
小微企业老板一心扑在工作上,无暇他顾,很容易忘记安排自己的未来。但是你一定想到退休的那一天,必须储存足够的钱,确保经济上有保障,维持你自己、孩子、配偶和其它你要赡养的家属的生活。另外,为员工提供退休金福利可以吸引、留住一流员工来为你工作,从长远看,这是一大笔储蓄。
领导
作为企业的领导,设计公司愿景、激励和吸引员工、决定公司的方向,你责无旁贷。你的领导风格和追求的方向,定义你是怎样的领导,或者说你想做什么样的领导。掌握领导艺术,构建沟通桥梁,授权他人与你一起承担责任,你的成功十拿九稳。
公司初创之时,你可能以为你唱的永远是独角戏,一个人支撑公司。如果把员工凝聚成一个团队,可以汇集大家的聪明才智,齐心协力一起发展公司,实现你的目标。从文书档案到提高领导才能,做事有个计划,不断改进做事模式,天长日久必定尝到甜头。