对于世界各地的小微企业主来说，记录数据是确保企业顺利运营必要、但有时棘手的任务。有条有理地记录收入、支出、员工、纳税数据和账目是优秀企业的共同特征。它可以帮助你监控计划目标的进展，节省时间和金钱，还让你心里踏实。
需要记录的基本项目如下：
- 公司支出
- 销售记录
- 应收账款
- 应付账款
- 客户名单
- 供应商名单
- 员工档案
- 纳税文件
- 发票
- 采购订单
- 付款凭证
- 银行报表
- 合同
记录存档有以下好处：
- 了解有多少钱可以用于投资新产品和服务项目的开发
- 定价
- 将实际开销比对预算
- 跟踪开支
- 避免盲目采购
- 准备纳税数据
- 查看客户和供应商信息
- 在审计和劳资纠纷时保护公司权益
- 预测利润
要做好记录存档，先要确定一个记录交易及其相关细节的的系统。它可以是线上的，纸质的，或者两者兼有。下面是一些需要记录的最重要的事项：
销售日志：该日志应该包括每天、每周和每月的销售额，细节包括日期、产品或服务的类型和每单销售数量。
应付账款日志：应付账款日志记录公司欠其他人或其他公司的钱。包括欠多少钱，欠谁的，付款的截止日期，以及你实际支付的日期。保持一个可靠的应付账款记录可以防止为同一产品或服务付两次钱。记录提前付款的折扣也很有用，你可以权衡提前支付或按时支付的利弊。
应收帐款日志：应收帐款日志记录其他人或其他企业因购买你的产品或者服务而欠你的钱。这个日志包括一个欠你钱的客户列表，细节包括他们欠你多少钱，什么时候应该付款。你还可以另附一个客户名单，专为记录那些欠账不还的客户，剥夺他们赊购的权利。细节包括日期、客户名称、金额、催账日期和目前付款状态。
商务支出日志：它记录租金、电费、工资和用品等商务开支，细节包括日期、金额以及每笔支出的原因。
采购订单：该文件是买方对订单的正式确认，承诺在未来为采购的指定产品或服务向卖方付款。
合同：无论是与供应商签订供货协议、租用新设备还是购买商业保险，你都应该将合同副本存档，避免将来可能出现的纠纷。
客户名单：有些公司的业务性质决定了它必须收集、保存客户信息。这便于你为交易或新产品做推销广告。细节包括客户名称、购买的产品、电话号码、电子邮件和邮寄或送货地址。你应该明文规定安全纪律，保证这些敏感信息不外泄，不滥用。
为了做到合法合规，避免法律麻烦，保留一些记录的副本绝对重要，即使这些记录与日常运营不再有关联。所有合同的副本至少保存七年，审计报告、年度报表和退休计划记录要无限期保存。