灾难预防

飓风，洪水，地震，这些自然灾害会摧毁整个社区连带小型企业，甚至迫使一些企业倒闭。这就是为什么在意外发生之前需要制定灾难防范计划。

根据联邦紧急事务管理局(FEMA)的数据，40% - 60%的小企业在遭遇大规模灾难后永久关闭，这些灾难包括飓风、洪水、极端冬季天气、地震、龙卷风和野火。美联储(Federal Reserve)发布的《2017年企业信贷调查报告》(small Business Credit Survey 2017)显示，自然灾害过后，96%的小企业的收入受到损失，其中35%的小企业的损失超过2.5万美元。

虽然人类无法阻止自然灾害的发生，但企业主可以制定一个计划，事先想清楚在自然灾害发生之前、之时、之后分别应该做什么，以尽量减少自然灾害对企业日常运营的影响。你需要在紧急情况发生前，做好下面的功课:

• 给公司投保，以弥补可能的损失。并从头到尾仔细阅读保险单，熟悉它的条款，以备不虞。
• 及时更新财务数据，灾难一旦发生，可以立即申请贷款，以保持公司的业务运转。
• 准备一份详细的清单，列出你所有的设备和产品库存，以便向保险公司索赔。
• 在灾难发生前制定应急响应和危机沟通计划。
• 将员工和供应商的联系信息存储在云上，这样在需要的时候，知道在哪里可以联系到他们。

 

在可能的灾难发生之前、之时和之后，你可以采取一些具体的措施，保护公司和自己。在灾难发生之前,你应该创建一个装有核心财务文档的“生存夹”，储存在基于云的系统上。在灾难发生之时，你应该启动应急反应计划来疏散员工。灾难发生之后，对企业所蒙受的损失做一个详细的评估，并研究你是否需要贷款来帮助恢复和重建企业。

灾害之前：制定应急反应计划

早在灾难——地震、飓风或是洪水——发生之前，你就应该制定一个应急计划来保护你的员工、财产、设备和库存，培训员工如何在紧急情况下安全地离开建筑物。指派一名员工担任疏散小组组长，并将在不同工作场所的员工花名册交给他。灾难发生时，该组长有责任引领员工到预留的指定集中区域避难，并查对员工名册，看有谁受伤或失踪。准备一个“应急包”也是个好主意，里面存放必要的医疗救护器械和药品供急救用。同样重要的是将财务和关键商业文件存储在云上或备份在一个安全的地方。准备工作还包括将所有的设备和车辆列出一个详细的清单，索赔时，可向保险公司报告。

制定应急反应计划
在灾难到来之前，你应该制定一个计划，确保员工的安全，以及你的业务和设备的安全。该计划应包括:

• 怎样向员工发出警报，并告知紧急情况下的联系方式。
• 公司疏散计划，包括一个在发生火灾或类似灾难时，与公司相隔安全距离的集中地点。
• 对新员工和现有员工进行应急计划培训。
• 根据美国疾病控制与预防中心(Center for Disease Control and Prevention)的指导方针制定的培训计划，让员工免受有害物质的伤害。
• 保险公司的保险范围和索赔联系人，以及保险单号码和电话号码，以便更方便地拨打索赔电话。
• 供应商名录，以便购买所需的灾后重建的设备和材料。

 

准备应急包
应急包应该存放在密封的塑料袋中，并放在几个易于携带的容器里，比如塑料箱或行李袋。如果当地政府官员和执法部门指示民众呆在原地，不管你是在公司还是在家，为安全计，一定要遵守这些就地躲避的指示。根据美国国土安全部官方网站Ready.gov的指南，你的应急包里应该有：

• 三天的饮用和个人卫生用水，以每人每天一加仑为标准
• 足够满足三天需要的不易腐烂的食品
• 带电池或手摇供电的收音机以及国家海洋和大气管理局（NOAA）带鸣笛警报的天气报告收音机
• 手电筒
• 急救箱
• 备用电池
• 警报或求助用口哨
• 可过滤受污染空气的防尘口罩，塑料布和胶带，供灾难结束、返回驻地前临时就地避难用。
• 个人卫生用湿纸巾、垃圾袋和塑料绳
• 用于关闭水电油气阀门的扳手或钳子
• 手动食品开罐器
• 本地地图
• 手机、充电器和备用电池

 

财务文件备份文档
在灾难期间，重要的业务文档可能会被损坏、丢失或毁坏。将所有重要的财务和业务文档备份在云端或存放于公司外部的一个硬盘上，如果灾后需要贷款，可以及时调取所需的文件。云在基于互联网服务器上保存数字文件，是保护公司信息的更好选择，你在灾后可以远程访问项目或文档。一定要把保险单副本放在同一个云中。最好委托一家信息托管公司将这些文件保存在另外一个城市的服务器上，这将确保在大规模灾难（如洪水或飓风）中，你存档的文件不会丢失。如果文件丢失，国土安全部的ready.gov资源指南可以帮助你启动信息技术恢复计划，找回这些文件。

工资发放
灾难来临时，少不了要支付各种费用。许多企业主会开立一个信用额度，专门用于紧急情况下的采购。这样的企业信用额度，类似于信用卡，允许企业借钱、还钱、再借钱，直至达到贷款上限。银行和非银行金融机构都提供信用额度，所以你要做一番了解、比较，挑选一个最适合你的。在银行有足够的存款，能在紧急情况下维持三个月的运营，那是再好不过的了。信用卡可以用来购买很多东西，但雇员和税项只能用现金支付。员工的工资万万不能断，只有正常发放，他们才会帮助清理残局、重新开业。只要手上有积蓄，即使断电，你也能继续做生意，并支付意外开支。不妨购置一个可移动销售点系统，万一供电中断，它仍然可以接受付款。

保险
投保对路是在发生自然灾害时挽回公司损失的重要保证。在选择保险公司时，要寻找那些对保险费（企业为保险单支付的金额）、保险范围（保险公司为个人或实体承保的风险或责任金额）和免赔额（被保险人自行承担、保险人不负责赔偿的额度，超过此额度保险公司才理赔）提供详尽解释的保险公司。

保险费和免赔额有低、中、高三档，要比较各家的金额，还要仔细研究保险范围的例外情况。低保费的保单固然很有诱惑力，然而，月费较低的保单附带较高的免赔额。月供高，免赔额

的保险计划可能是一个更好的选择，因为当你的企业从灾难中恢复时，现金可能会很紧张。先评估你的财务状况，再挑选保险公司，看哪一家对你最有利。

帮助灾后重建和恢复财务有好几种保险，例如商业财产和意外伤害险，后者包括商业中断保险。如果在发生意外的紧急情况或自然灾害后，你不能继续经营业务，这个险种是有帮助的。如果你住在洪水易发区，美国政府提供国家洪水保险计划(NFIP)。你应该申请这个额外的保险，它对建筑及其设施提供高达100万美元的赔偿。如果你没有投洪水险，你只能自掏腰包支付这笔水灾损失。请注意，如果生意中断，洪水险不予理赔，而其他灾害险，如飓风、火灾和其他自然灾害，则给予赔偿。建议聘请代理公司替你选择保险计划，他们是这方面的专家，考虑周全。

供应商和客户名录
在灾难发生前，保存一份最新的员工、供应商和客户名录，以便在灾难发生后与他们联系。供应商名录应包括公司名称、提供的服务类型、联系人姓名、地址、电话号码、电子邮件和网站(如果有的话)。供应商名录还应该包括潜在供应商，比如经营护板，窗户、石板等建筑材料、销售家具和设备的供应商，你灾后做修缮、恢复业务时需要他们。这个名录的好处是，一旦发生灾害，需要实施应急响应计划，你手边有需要的联系方式，可以助你重建公司，及早重新开业。

灾害之中

启动你在灾前制定的应急响应计划，保护你的财产和员工。当收到飓风或山洪等灾难的警报时，密切关注地方新闻并听从有关方面的指挥，了解安全撤离的路线。

员工的生命安全高于一切。指示你的员工安全回家，或前往社区官员指定为临时避难所的特定区域。找出急救箱，如果你需要度过一阵持续数日的风暴，你缺不了它。准备至少三天的补给。

无论你经历的是飓风、洪水或地震，浏览一份灾难清单，确保你的公司尽可能安全。美国联邦应急管理局（FEMA）提供不同类型灾难的清单，包括:

• 飓风工具包
• 内陆洪水工具包
• 电力中断工具包
• 狂风/龙卷风工具包
• 地震应急工具包

 

灾害之后

灾难发生后，你首先要关注的应该是你和团队的安全，其次是处理公司的任何损失。在灾难发生后，要及时与员工、供应商和客户进行沟通，互通有关信息，非常必要。同样重要的是，与保险公司联系索赔，与装修公司讨论重建事宜。如果可能的话，在灾难发生前就找好一家当地的装修公司，以免临时抓瞎。

另外，一旦你需要向保险公司索赔，尽快打电话与他们联系。报告得早，可能会让你排在理赔名单的前面，理赔员也会先于其他客户与你联系。如果你符合条件的话，电话打得早，理赔款到手也早。

自然灾害发生后你应该立即做什么?
自然灾害结束后的头一两天内，你要:

• 找到每一个员工，了解他们的需要。
• 评估公司、设备和库存的损失。
• 就索赔要求电告保险公司并将索赔编号存储在云端。
• 联系装修公司，重新装修公司。
• 采购可能发生抢购的高需求物资(例如石板材、大型垃圾桶及流动办公室/住宅等)。
• 租用车辆替换丢失或损坏的车辆。
• 向员工和装修公司说明你的装修和恢复运营计划以及工作安排时间表。
• 告知客户公司现状，以及他们的订单状况。

 

应付了最紧迫的事务之后，灾后有四个方面需要关注：员工、资金、设备状态和恢复运营。

员工安全和沟通
确认你所有的员工都是安全的，并且他们的个人需求得到了满足。例如，他们是否有家可归，有没有交通工具? 提供你能给予的一切支持，用电子邮件或聊天群为员工创建一个互助网络。把公司将继续运营的消息告诉员工，稳定他们的情绪，在此时此刻至关重要。公开说明你重建公司的计划，并确认他们与企业的雇佣关系不变（如果是实情）。

如果你为公司买了保险，让员工知道保险范围包括工资，他们能按时领到薪水。如果保险不包括工资，需要立即查看你个人是否有能力支付这笔费用。因为，员工仍然需要支付租金、抵押贷款和其他基本的家庭开支，他们需要知道工资是否受到灾害的影响。如果你付不出工资，他们出于无奈而另谋高就，要体谅他们，他们不是想背叛公司。留住员工对你来说当然重要，失去他们会危及公司灾后的恢复。

在与员工、供应商和客户沟通时，要为每一组人提供与他们相关的独特的信息。以下是沟通要点：

• 员工:  人身安全，公司状况，以及由于灾害，生意可能要停顿一段时间，公司还能不能发工资
• 供应商:  向关键供应商传达产品需求，以便他们补充库存，帮助你尽快重建和重新开业
• 客户：告知你希望公司重新开业的日期，以及地点是否有变，在原处、临时选址还是永久性的公司新址

 

在灾难发生后，有必要重新评估你的保险范围，因为你的需求可能已经变了。你无法更改与此次灾难相关的任何索赔的保险范围，但可以针对未来的灾难作必要的修正。

评估损失
一旦不再有人身安全风险，即可调查公司所蒙受的损失。要用照片和/或视频记录所有损害，以便进行保险索赔。对照灾前写的库存清单，列出所有受损物品，并保留维修收据，以便在保险索赔时提供这些详细信息。拍摄受损设备和车辆的照片或视频，并记录每个设备和车辆的序列号。如果你的库存因自然灾害而丢失，从供应商那里索取发票副本，以帮助你重建记录。根据国税局的规定，只要可能，他们会将发票至少保留一年。

如果这次灾难是和上次一样的洪水，你报损时要证明这些设备是用保险公司上次的理赔款购置的新设备。制造机械和办公设备、电脑和车辆因灾难严重损坏，不得不更换，有的库存品被冲走。弥补这一部分损失需要大量资金（资本支出）才能让公司的业务恢复运行。当采购新设备时，无论是崭新的还是翻新的，最好到灾区以外的地方去。不要在洪水灾区购买新车，因为卖家的库存车可能被水淹过，受损的迹象包括有湿印的脚垫、电气故障、铰链生锈或车内异味等等。此外，在自然灾害发生后不久，由于经销商库存受损和供应链中断，价格可能会上涨。

在检查损坏和损失之前，先要按照疾病控制和预防中心的要求和指导，让员工接受如何处理灾区污染（即洪水中的污水）中有害物质的培训。在飓风和洪水等紧急情况下，家庭、医院废弃物和工业化学品可能会释放到环境中。

评估财务现状
尽管灾后要处理许多麻烦事，心理压力也大，你还是需要评估你这时的财务状况。如果你没有足够的钱支付员工在临时停业重建期间的工资，可考虑申请过渡性贷款，这通常是短期贷款，可以快速注入现金，或者看有没有慈善捐款，可以从中申请补助。灾前拥有良好的信用评级的公司，获得贷款的机会大一些。一些贷款选择包括：

• SBA灾难贷款： 美国小企业管理局（SBA）提供高达200万美元的低息灾难贷款，帮助小企业主和房产业主进行灾后重建。要申请贷款，请访问SBA网站，了解你是否在所宣布的灾区内。SBA灾难贷款的申请需要几个月的时间来处理，而且无法保证贷款会获得批准。
• SBA 7（a）贷款计划： SBA 7（a）贷款计划是美国小企业管理局财政援助的主要计划，金额可达500万美元，可用于流动资金、业务扩张和设备采购。有关担保百分比和贷款金额等条款和条件，因贷款类型（即7（a）小额贷款、SBA快贷、出口快贷等）不同而各异。
• 利夫特基金（LiftFund）： 面向少数族裔、女性、初创企业和企业家的小企业贷款。
• 赠款：不愿意贷款的企业主可能有资格获得其他形式的援助，包括赠款。这些补助金可以支付医疗费用、汽车修理、工作所需的工具或设备。
• 供应商： 可以把你的处境告诉你的主要供应商，告诉他你经历了重大损失，正在寻求赠款或财政援助。有的供应商可能没有经历灾难，愿意提供折扣或能力范围内的其他财务援助。
• 过渡性贷款：了解一下你所在的州或非营利机构是否提供过渡性贷款，以便能够快速获得现金支付员工工资。

 

清理重建
灾后，可以联系应急计划中记录的那些供应商，请他们提供装修所需的用品（比如石膏灰、胶纸、夹板）。还需要向当地商人采购恢复生意所需的物品。

这时，你还应该查看公司财务信息和业务数据。这些信息和数据备份在一个外部硬盘上，放在公司以外的地方，或者储存在云端。

灾难过后，要立即联系你的保险公司。如果公司因不能营业而暂时关闭，要把你的联系方式告诉他们。在你提出申请理赔前，先告知他们公司受损的程度，询问提出申请理赔需要提交的文件资料（例如受灾的照片和证明损坏或毁坏设备价值的原始记录)。公司里有的轻微损坏，可以自己修复，但是你要在动手前记录下损坏的情况，在保险理赔员来评估公司财产损失时交给他。在理赔员到达之前，不要扔掉任何损坏的材料或设备，以作证据。

为理赔目的记录损害和损失时，物证、资料要分门别类、有条有理。将申请理赔的项目用表格列出，附上编号，注明保险公司负责理赔的联系人。收集物证和准备资料是一个大任务，是向保险公司要求理赔必做的功课。库存和设备清单中的大部分工作应该在灾难发生前完成编制。

告诉客户你已开业
重建后的一件要事是让客户知道你又重新开业了。他们可能以为一切如常，并不了解你现在的处境。如果有些层面的服务暂时不能提供，要明确告诉客户，请他们耐心等候一些时间。你的服务项目不能更改，因为客户可能因此而离你而去。

一旦你恢复营业，要用一些临时标牌通告社区：你重新开张了。更新你的网站和社交媒体渠道，告知你的客户群公司重开的消息。Visa公司的“恢复营业”（ Back to Business website）网站提供了一个小型商户定位工具，可以帮助你（或你的客户）找到联邦政府公布的受到自然灾害（如飓风和森林火灾）影响的小型企业。

资源

小型企业所有者可以在灾难期间或之后访问并求助以下机构或资源。